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Gestione Documentale

La gestione documentale digitale permette l'automazione dei processi secondo regole procedurali stabilendo il flusso che un documento deve seguire ed indirizzandolo su un preciso percorso di lavoro.
Gli applicativi di Gestione Documentale (DMS - Document management system) permettono l'automazione dei processi legati ai documenti, consentendo di programmare tutte le fasi del ciclo vita di un documento, dalla creazione/acquisizione fino all'archiviazione finale. L'utilizzo di DMS garantisce il controllo di tutte le attività intermedie come la validazione, l'approvazione, i visti e le firme includendo la possibilità di visualizzare lo stato degli avanzamenti, i ritardi e gli accessi. 
La gestione del flusso documentale (Workflow) prevede la trasformazione di un documento cartaceo in digitale al fine di inserirlo in un processo elettronico.
Tramite automatismi vengono migliorate la gestione e la fruibilità dei documenti e creati processi connessi.
A differenza di "iter procedurali", che prevedono passaggi lineari al verificarsi di una determinata condizione, il Workflow si articola in percorsi intelligenti, definiti sulla base di regole costruite tenendo presente l’organigramma aziendale interessato con l’obiettivo di far sì che all’eventuale turnover delle persone il processo resti invariato.
Ciò permette un aumento dell'efficienza aziendale, consentendo:

1. la visione in tempo reale delle fasi del ciclo esecutivo, valutandone in maniera oggettiva la qualità (con la possibilità, quindi, di continui miglioramenti)
2. di ridurre gli errori
3. di migliorare la collaborazione e la qualità del servizio
4. di ridurre i costi di gestione e di addestramento del personale (poiché il lavoro è indirizzato dal sistema).

Oggi le aziende, muovendosi in un contesto che richiede tempi di risposta rapidi e grande capacità di adattamento, non possono trascurare questi aspetti.

L'uso di un applicativo di gestione documentale è, quindi, oggi assolutamente necessario. Leggi questo articolo di Chris Anderson, direttore di WIRED USA.

Scopri di più sulla Gestione Documentale sul sito Make It.